Sådan forbereder du dig bedst til skolestart

Er du én af dem, der til dagligt har fingrene nede i UMS configuratoren og som har ansvaret for at UMS kører som det skal?

Så har vi lidt hjælp til dig. Vi ved at forberedelserne til det nye skolestart går i gang, når sommerferien nærmer sig. Forberedelserne giver ekstra meget at lave og travlheden kan give både stress og frustrationer.

Det vil vi gerne undgå. Derfor har vi lavet nogle nye tiltag, der kan hjælpe dig i forbindelse med skolestarten og forhåbentlig få forberedelserne til at glide lidt nemmere.

Her i indlægget har vi samlet en liste med ting, du bør forberede inden skolestart, hyppige spørgsmål i forbindelse med skolestarten, hjælp til hvordan du planlægger forberedelserne samt information om vores support, herunder kontaktmuligheder og udvidede åbningstider.

Læs mere de forskellige emner under de respektive punkter nedenfor:

Planlægning

Sørg for at afsætte tid i kalenderen til at forberede jer til skolestart – i god tid inden skolestart. Evt. udfordringer kan tage tid at få tilrettet og I bør derfor gennemgå UMS minimum 1-2 uger før skolestart.

Sørg også for at have ressourcer til rådighed til både at håndtere teknologi og datagrundlag.

Er der udfordringer, som er relateret til infrastruktur, netværk og andet skal problemet måske løses af IT personalet. Vær særligt opmærksom på planlagte fornyelser og ændringer til servere, firewalls og andet der kan påvirke den daglige drift.

Hvis data mangler i det administrative system, er det måske det studieadministrative personale, som skal indtaste/opdatere data.

Tjekliste: Det skal du forberede inden skolestart

Der er nogle ting, som du med fordel kan gøre for at forberede dig til skolestart:

1) Foretag et statustjek på din UMS
Sørg for at UMS er versionsopdateret for nyligt (dvs. maks. 2 mdr. gammel)

2) Failsafe
Vi ved at der ved studiestart sker store ændringer i jeres data, hvor gamle studerende forlader skolen og nye kommer til. Vores erfaring viser, at Failsafe ofte aktiveres i UMS da datagrundlaget forandres væsentligt. Verificer derfor at ændringer er korrekte.

3) Tjek at UMS jobs og logfiler på UMS serveren kører uden fejl
Har du medlemskab af Global Admin, kan du med fordel bruge dashboardet via kontrolpanelet på UMS Web til at se den aktuelle status på UMS.

4) Hvis der benyttes UNI-Login: Tjek at import af brugerdata er kørt for nylig.
Login på Brugeradministrationen på UNI-Login for at tjekke, hvornår sidste import er kørt. Hver import tidsstemples automatisk og bør maks. være 24 timer gammel.

Hyppige spørgsmål i forbindelse med skolestart

I dette afsnit har vi samlet de hyppigst stillede spørgsmål i forbindelse med skolestart samt vores svar dertil:

1) Jeg mangler en studerende – hvad skal jeg gøre?

  • Tjek at GetStudents har kørt efter at brugeren er indtastet i det studieadministrative system. Er du i tvivl, så kør blot GetStudents en gang til.
  • Tjek om den studerende har fået tildelt et UNI-Login på Brugeradministrationen, hvis dette bruges. Bemærk: Der kan gå op til 24 timer fra brugeren er indtastet i det administrative system til brugeren har fået tildelt UNI-Login og er oprettet i UMS.
  • Tjek om brugerens data i det administrative system overholder alle succeskriterier i dataflow-diagrammerne, der findes på www.inlogic.dk/support/manualer
  • Tjek om den studerende overholder datakriterierne, der er angivet korrekt på templaten i UMS configuratoren.

2) Jeg mangler et hold – hvad skal jeg gøre?

  • Tjek om en eller flere af de studerende, som er tilknyttet holdet, også er i UMS. Hvis ikke, så se spørgsmål 1 ovenfor.
  • Tjek om holdets start- og slutdato er korrekt og om de studerendes start- og slutdato på holdet er angivet korrekt (i det administrative system).

3) Jeg mangler en studerende på et hold, men jeg kan se både den studerende og holdet i UMS – hvad skal jeg gøre?

  • Verificer i det administrative system at den studerende er tilmeldt holdet og at start- og slutdato er angivet korrekt for både den studerende og holdet.

Kontakt supporten

Har I brug for support, har I tre muligheder: 1: I kan oprette en sag i vores helpdesk via www.inlogic.dk/support. 2: I kan sende en mail til support@inlogic.dk eller 3: I kan ringe til vores support telefon på nr. 42408815.

Vores nye supporter, Tuddi Torialy Darvis, tager godt i mod jer på både support mailen og telefonen. Er der brug for det, sørger Tuddi for at sagen bliver videregivet til den af vores udviklere, der bedst kan hjælpe dig.

Åbningstider

Vi forlænger supportens åbningstid i forbindelse med skolestart, efter ønske fra flere af jer. De udvidede åbningstider gælder i de to travleste uger, fra 1. august til og med 12. august. I denne periode er der åbent fra kl 08-17 fra mandag til torsdag, samt fra kl 08 til 16 om fredagen.

Uden for den nævnte periode er åbningstiderne som normalt fra kl. 8.30 til 15.30 på alle hverdage.

Support uden for åbningstid

Da vi ved, at der kan opstå behov for support uden for åbningstid, vil det også være muligt at kontakte os uden for åbningstiden, mod betaling af et straksgebyr på 2500 kr. Timeprisen for support udenfor åbningstid er 2160 kr. Begge priser er ekskl. moms.